Khái niệm về "danh sách công việc chưa hoàn thành" (backlog) là quan trọng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm quản lý dự án, phát triển phần mềm và lập kế hoạch sản phẩm. Danh sách công việc chưa hoàn thành là một công cụ hữu ích cho các nhóm làm việc, giúp họ ưu tiên các hoạt động, quản lý khối lượng công việc và hoàn thành dự án đúng thời hạn. Bài viết này mục tiêu cung cấp một giải thích chi tiết về ý nghĩa của danh sách công việc chưa hoàn thành, nhiệm vụ mà nó đảm nhận và các lợi ích của nó.

Backlog là gì?

Một danh sách công việc chưa hoàn thành (backlog) là một danh sách hoặc kho chứa động của các nhiệm vụ, tính năng hoặc câu chuyện người dùng cần hoàn thành trong phạm vi của dự án. Nó hoạt động như một danh mục được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên của các mục công việc, đại diện cho công việc chưa hoàn thành. Danh sách công việc chưa hoàn thành là một khái niệm được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án, phát triển phần mềm và lập kế hoạch sản phẩm để theo dõi công việc và đảm bảo hoàn thành đúng thời gian.

Một danh sách công việc chưa hoàn thành là một đối tượng thời gian thực, tiến hóa trong suốt vòng đời của dự án, không phải là một tài liệu tĩnh. Thường được duy trì và kiểm soát bởi nhóm dự án hoặc chủ sở hữu sản phẩm, nó hoạt động như một điểm liên lạc cho các yêu cầu và thành phẩm của dự án. Danh sách công việc chưa hoàn thành chứa tất cả các mục công việc cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của dự án. Các nhiệm vụ, tính năng, sửa lỗi, cải tiến và bất kỳ đơn vị công việc nào góp phần vào tiến trình của dự án đều là các ví dụ về các đối tượng này. Mỗi mục trong danh sách công việc chưa hoàn thành thường được nêu dưới dạng một câu chuyện người dùng hoặc giải thích chi tiết về khả năng hoặc kết quả dự kiến.

Hiểu về Danh sách công việc chưa hoàn thành

Thuật ngữ "danh sách công việc chưa hoàn thành" được áp dụng để thể hiện khối lượng công việc hiện có vượt quá khả năng sản xuất của một doanh nghiệp hoặc phòng ban, thường được sử dụng trong ngành xây dựng hoặc sản xuất. Sự tồn tại của danh sách công việc chưa hoàn thành có thể mang lại cả lợi ích và tác hại. Ví dụ, một danh sách đặt hàng hàng hóa đang tăng dần có thể gợi ý về sự tăng doanh số bán hàng. Tuy nhiên, các công ty thường muốn tránh việc có danh sách công việc chưa hoàn thành vì nó có thể cho thấy sự không hiệu quả gia tăng trong quy trình sản xuất. Tương tự, một danh sách công việc chưa hoàn thành đang giảm dần có thể cho thấy nhu cầu đang giảm nhưng cũng có thể cho thấy sự hiệu quả sản xuất đã được cải thiện. Tất nhiên, các danh sách công việc chưa hoàn thành không mong đợi có thể làm rối loạn các dự đoán và lịch sản xuất.

Danh sách công việc chưa hoàn thành cũng có thể áp dụng cho các doanh nghiệp phát triển các sản phẩm/dịch vụ dựa trên mô hình đăng ký, như các nhà cung cấp dịch vụ SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ). Trong tình huống này, danh sách công việc chưa hoàn thành không phát sinh do khả năng của công ty không thể đáp ứng nhu cầu, mà do thời gian thực hiện hoặc cung cấp dịch vụ vẫn chưa đến.

Thực hành với Danh sách công việc chưa hoàn thành

Ví dụ, hãy xem xét một doanh nghiệp cung cấp áo thun tùy chỉnh. Họ có khả năng in 1.000 chiếc áo mỗi ngày. Số lượng sản xuất này thường phù hợp với nhu cầu áo của công ty, vì họ nhận khoảng 1.000 đơn hàng mỗi ngày.

Một tháng sau đó, công ty giới thiệu một thiết kế áo thun mới mà ngay lập tức trở nên phổ biến giữa các sinh viên. Bây giờ họ nhận được 2.000 đơn hàng mỗi ngày, nhưng khả năng sản xuất của họ vẫn chỉ là 1.000 chiếc áo mỗi ngày. Bởi vì công ty đang nhận được nhiều đơn hàng hơn mỗi ngày mà họ có thể đáp ứng, danh sách công việc chưa hoàn thành của họ tăng lên 1.000 chiếc áo mỗi ngày cho đến khi sản xuất được nâng lên để phù hợp với nhu cầu ngày càng tăng.

Mục đích của Danh sách công việc chưa hoàn thành (Backlog) là gì?

Một danh sách công việc chưa hoàn thành có thể phục vụ nhiều nhiệm vụ quan trọng cho một công ty.

Tạo ra một điểm tham khảo duy nhất cho các nhiệm vụ được dự định của nhóm

Khi một nhóm đa chức năng làm việc từ một danh sách công việc chưa hoàn thành của sản phẩm, họ không bao giờ phải đặt ra câu hỏi về việc làm gì tiếp theo hoặc theo thứ tự nào để ưu tiên công việc của họ. Thay vào đó, nó đại diện cho một lộ trình được đồng ý cho các bước tiếp theo của nhóm.

Dẫn dắt các cuộc thảo luận của nhóm

Danh sách công việc chưa hoàn thành giúp tạo điều kiện cho sự tương tác của nhóm đa chức năng. Nó hỗ trợ nhóm thảo luận về cách ưu tiên phát triển trong dự án. Hơn nữa, chúng hiểu rõ về sự phụ thuộc hoặc xung đột mà một mục có thể gây ra, và các vấn đề khác.

Làm cho việc giao nhiệm vụ trở nên đơn giản hơn

Khi một nhóm sản phẩm họp để lập kế hoạch công việc cho thời gian tương lai, một danh sách công việc chưa hoàn thành giúp việc giao nhiệm vụ cho từng thành viên dễ dàng hơn. Bởi vì các chức năng đã được viết xuống và được ưu tiên, nhóm có thể giao những mục ưu tiên cao nhất cho các thành viên phù hợp nhất trong nhóm.

Danh sách công việc chưa hoàn thành trong Quản lý linh hoạt (Agile)

Danh sách công việc chưa hoàn thành trong Quản lý Linh hoạt (Agile) được sắp xếp thành nhiều loại mục để bao gồm các thành phần khác nhau của dự án. Dưới đây là bốn loại mục trong danh sách công việc chưa hoàn thành thường được sử dụng trong Quản lý Linh hoạt:

Epic/Tính năng

Một tính năng hoặc epic là một nhu cầu cấp cao hoặc một phần chức năng quan trọng mang lại giá trị cho người dùng cuối hoặc khách hàng. Epic có phạm vi rộng hơn so với câu chuyện người dùng và thường cần được chia nhỏ thành các phần hành động nhỏ hơn. Chúng hoạt động như các địa điểm giữ chỗ cho các chủ đề hoặc mục tiêu lớn hơn, cung cấp cái nhìn tổng quan về khả năng của dự án. Epic thường được ưu tiên trong danh sách sản phẩm và sau đó được chỉnh sửa và chia nhỏ thành các câu chuyện người dùng nhỏ hơn trong các phiên làm việc với danh sách sản phẩm hoặc lập kế hoạch sprint (nhanh).

Câu chuyện người dùng

Câu chuyện người dùng là mô tả ngắn gọn về một số chức năng hoặc tính năng cụ thể nhìn từ góc nhìn của người dùng cuối hoặc khách hàng. Chúng được viết để nắm bắt giá trị và kết quả mong muốn của chức năng. Câu chuyện người dùng có phạm vi hẹp hơn so với epic và có thể hoàn thành trong một sprint duy nhất. Chúng là các đơn vị chính của công việc của nhóm phát triển, đưa ra mục tiêu và yêu cầu cụ thể để hướng dẫn quá trình thực hiện.

Lỗi/Vấn đề

Một mục trong danh sách công việc chưa hoàn thành đại diện cho một vấn đề hoặc lỗi trong phần mềm hoặc sản phẩm cần được giải quyết. Các lỗi có thể được báo cáo bởi các bên liên quan hoặc khách hàng, hoặc chúng có thể được phát hiện trong quá trình phát triển. Chúng được sử dụng để mô tả sự sai khác so với hành vi dự kiến hoặc yêu cầu chất lượng. Các mục trong danh sách công việc chưa hoàn thành được ưu tiên dựa trên tác động của chúng đối với chức năng của sản phẩm, mức nghiêm trọng và đầu vào từ người dùng. Chúng được giải quyết bởi nhóm phát triển trong suốt thực hiện sprint hoặc như một phần của các sprint sửa lỗi cụ thể.

Spike

Một mục trong danh sách công việc chưa hoàn thành là một "spike," được sử dụng để nghiên cứu, hoặc khám phá một khó khăn kỹ thuật hoặc thiết kế cụ thể. Đó là một nhiệm vụ thử nghiệm cố gắng thu thập thêm thông tin, xem xét nhiều lựa chọn hoặc tạo ra một giải pháp nguyên mẫu trước khi thực hiện thực tế. Spike là các sự kiện có thời gian cố định với mục tiêu cụ thể, như kiểm tra công nghệ mới, điều tra về một vấn đề khó khăn hoặc xác nhận một phương pháp kiến trúc. Chúng giúp nhóm thu thập thông tin và đưa ra quyết định thông thái trước khi bắt đầu công việc thực tế.

Tất cả các mục lớn trong danh sách công việc chưa hoàn thành - epic/tính năng, câu chuyện người dùng, lỗi/vấn đề và spike - đóng góp vào toàn bộ danh sách sản phẩm và cung cấp cái nhìn tổng quan về công việc cần hoàn thành. Chúng luôn được cải thiện, ưu tiên và phân bổ cho các sprint để điều hướng quá trình phát triển và đảm bảo cung cấp giá trị cho khách hàng.

Lợi ích của Danh sách công việc chưa hoàn thành (Backlog)

Khi sử dụng một cách hiệu quả, danh sách công việc chưa hoàn thành mang lại nhiều lợi ích cho quản lý dự án, phát triển phần mềm và lập kế hoạch sản phẩm. Dưới đây là một số lợi ích của việc duy trì một danh sách công việc chưa hoàn thành:

Ưu tiên và Tập trung

Danh sách sản phẩm giúp ưu tiên các mục công việc dựa trên sự quan trọng, sự khẩn cấp và tính phụ thuộc của chúng. Nó đảm bảo rằng các hoạt động quan trọng và hữu ích nhất được hoàn thành trước, giúp nhóm tập trung nỗ lực vào các lĩnh vực quan trọng nhất của dự án. Việc ưu tiên giúp tối ưu hóa tác động của dự án và đảm bảo rằng nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả.

Tính minh bạch và hiển thị

Danh sách sản phẩm cung cấp khả năng xem xét phạm vi, mục tiêu và công việc dự kiến của dự án. Nó hoạt động như một nguồn thông tin trung tâm có thể chia sẻ với các bên liên quan, thành viên nhóm và khách hàng. Bằng cách duy trì một danh sách sản phẩm rõ ràng, tất cả mọi người liên quan có thể thấy được những gì đang được dự định, đang được làm việc và đang chờ xử lý. Sự minh bạch này thúc đẩy thành viên nhóm và các bên liên quan giao tiếp, cộng tác và điều chỉnh.

Khả năng thích nghi và tính linh hoạt

Danh sách công việc chưa hoàn thành cho phép thực hiện dự án một cách linh hoạt và thích nghi tốt. Các hoạt động hiện có có thể được ưu tiên lại, thêm vào hoặc loại bỏ khỏi danh sách sản phẩm khi có yêu cầu mới xuất hiện hoặc ưu tiên thay đổi. Bởi vì danh sách sản phẩm là động, nhóm có thể thích nghi với những yêu cầu thay đổi, tình hình thị trường và phản hồi từ các bên liên quan. Điều này đảm bảo rằng dự án vẫn duy trì mục tiêu phát triển và cho phép việc cải thiện liên tục.

Phân bổ tài nguyên hiệu quả

Bằng cách cung cấp một biểu đồ trực quan về các công việc đang chờ, đang tiến hành và đã hoàn thành, danh sách sản phẩm giúp nhóm quản lý khối lượng công việc của họ. Nó cho phép thành viên nhóm nhìn thấy nhiệm vụ được giao và gánh nặng công việc, điều này giúp phân bổ tài nguyên tốt hơn. Danh sách công việc chưa hoàn thành ngăn ngừa quá tải tài nguyên hoặc sự sử dụng không đủ bằng cách đảm bảo công việc được phân chia công bằng và hoàn thành trong lịch trình của dự án.

Sự hợp tác và tham gia của nhóm

Danh sách sản phẩm khuyến khích thành viên nhóm hợp tác và tương tác với nhau. Nó hoạt động như một điểm tham khảo chung cho cuộc trò chuyện, quyết định và giải quyết vấn đề. Thành viên nhóm có thể giúp cải thiện danh sách sản phẩm, ước tính nó và ưu tiên công việc, điều này khuyến khích ý thức sở hữu và trách nhiệm. Sự hợp tác xung quanh danh sách sản phẩm đảm bảo rằng các góc nhìn và kinh nghiệm khác nhau của nhóm được sử dụng để thúc đẩy thành công của dự án.

Kết luận

Cuối cùng, một danh sách sản phẩm là một kho chứa động và có tổ chức của các nhiệm vụ, tính năng hoặc câu chuyện người dùng cần được hoàn thành trong phạm vi của dự án. Đó là một công cụ quan trọng cho quản lý dự án, phát triển phần mềm và lập kế hoạch sản phẩm. Ưu tiên và tập trung, tính minh bạch và hiển thị, khả năng thích nghi và linh hoạt, phân bổ tài nguyên hiệu quả, hợp tác và sự tham gia của nhóm là một số lợi ích của việc có một danh sách sản phẩm.

Ta có thể kết luận rằng, một danh sách sản phẩm được quản lý tốt cải thiện quản lý dự án, phát triển tinh thần làm việc hiệu quả và tăng khả năng giao kết quả chất lượng cao đúng thời hạn. Đây là một công cụ quý báu cho việc thực hiện dự án thành công trong nhiều lĩnh vực khác nhau, cho phép các nhóm ưu tiên, lập kế hoạch và hoàn thành công việc một cách mở, linh hoạt và hiệu quả.